用週迭代做時間管理

2020年已經過了快一半! (驚) 身在旅遊業,多希望今年不存在,明年還是2020年而且維持18歲。(想太多…)

每到年底大家都喜歡定隔年的目標,但又有多少人跟我一樣,把前年目標移到去年,再把去年目標移到今年? 今年因為參與商業思維學院,學到了一個新的目標管理方式「週迭代」。你也可以把它用在專案管理與時間管理,我認為這是落實目標的一個很棒的方法。

在說明我實際操作過的心得之前,先請大家看過以下週迭代的步驟

 

操作週迭代的八步驟

以下是我的筆記與實作範例,原文與詳細的說明,請參考游舒帆Gipi的文章: 把週行事曆當專案管,實現每週自我迭代

第一步: 設定目標

目標: 個人品牌 (線上旅遊產業、東南亞市場、串聯媒合)

KR (Key Results): 專業成就與知名度提升

 

第二步: 盤點手邊工作

需分成工作任務、個人目標與瑣碎事項,盤點手邊工作

 

第三步: 安排優先順序

安排優先順序,最優先的為1,次優先的為2

我覺得按照工作、個人與瑣碎事項分別排優先順序是一件很棒的事情! 要不然依照我這個工作狂的個性,很容易把所有工作任務都放在優先序,卻忽略了個人目標與其他必須做的瑣碎事項。(呼籲工作狂們: 個人目標與生活中的瑣碎事項也是很重要的!)

 

第四步: 每周日晚上將隔週行程排滿

以下是我某一週的行事曆,我用顏色來區分公司行程與個人行程。可先忽略紅色的變更管理(第五步)與綠色的覆盤執行狀況(第六步)

 

第五步: 進行變更管理

事情總是很難完全按照規劃走,當有變更時必須完成以下幾點,並且在確認變更後用特別的顏色標記,方便之後檢討用。

  • 備註為何變更
  • 插件: 評估重要性與影響、接受或拒絕插件
  • 會議改期: 確認更改日期、按優先序補進其他任務

 

第六步: 每週五復盤執行狀況

標註出異常、原因檢討以及修正方法。我習慣是每天晚上覆盤,因為以我的金魚腦等到週五就忘記了。

經過第1,2天的試行,我馬上發現太多變更行程、工作也常被中斷。檢討的原因是因為有些突發狀況是我之前疏漏沒有完成,導致後來被追殺變成緊急插件。另外,就是因為我把自己的行程排得比較滿,導致彈性低。所以第三天開始,我就留比較多緩衝時間。

透過每週與週迭代的學伴一起覆盤,也獲得了不錯的效果。像是我原先訂了每天早上要晨讀,但總是因為睡過頭錯過。經過學伴的建議,改為每天讀10頁,不限看書時間,因此看書這件事就改成在空檔中完成 (像是在餐廳等餐點、睡前等時間),而不會因為錯過就沒執行。

 

第七步: 延長迭代週期,從1周延長為2周

將週期拉長,若能提早規劃,代表已經比較能掌握自己的時間與步調、可以為遠程做計劃。

 

第八步: 休耕期,休息一周,讓自己重新思考

休耕的目的是要讓自己重新思考,是否有一些事情漏掉 (重要不緊急的事、能為自己充電的事)。當然因為人不是機器,沒辦法一直處在照表操課的緊張模式,所以也要適度地給自己耍廢的時間。但我自己的做法是,直接把休耕期要做的事情排入行事曆中,因此平常就有耍廢時間,不需要等到休耕期。

 

為什麼要用週迭代來做時間管理?

我認為有以下幾個優點:

  • 把時間切到最小單位,依個人習慣可以用分鐘或小時當作單位
  • 運用行事曆功能,不需要再額外下載app或學習新的軟體操作
  • 先從目標設定、盤點工作與優先順序開始,才不會瞎忙排了很多不重要的工作。
  • 透過詳細的紀錄與覆盤檢討,才有機會發現問題並解決,避免重蹈覆轍
  • 隨時可以開始,就算中間中斷了幾天,也能馬上重新開始。

不能只講好的,也要說一些缺點:

我先前的時間管理方法是用上午、下午與晚上劃分。相較之下,週迭代的壓力的確比較大,我自己認為需要有自制力的人才比較有機會完成。